Pufferzeiten bei Online-Buchung: Warum Beauty-Salons sie brauchen

Viele Beauty-Salons in der Schweiz schalten Online-Buchung frei, vergessen dabei aber eine kleine Einstellung, die grossen Unterschied macht: Pufferzeiten zwischen Terminen. Das Ergebnis ist ein Kalender, der auf dem Bildschirm sauber aussieht, in der Praxis aber dafür sorgt, dass der nächste Kunde bereits wartet, während du noch die Liege desinfizierst.

Was sind Pufferzeiten und warum fehlen sie so oft?

Eine Pufferzeit ist ein Block, den dein Buchungssystem automatisch nach (oder vor) jedem Termin reserviert – ohne dass ihn der Kunde sieht oder buchen kann. Er gehört dir: zum Aufräumen, Lüften, Notizen schreiben oder einfach kurz durchatmen.

Warum fehlen sie trotzdem so häufig? Weil die meisten Buchungstools diese Einstellung nicht im Onboarding-Wizard zeigen. Du richtest deinen ersten Service ein, gibst 60 Minuten an, und der Assistent fragt nie nach Vor- oder Nachbereitungszeit. Also geht es ohne.

Bis du nach der ersten vollen Woche merkst, dass zwischen 10:00 Uhr Shellac und 11:00 Uhr Wimpernlifting keine einzige Minute Luft ist.

Wie viel Pufferzeit brauchst du wirklich?

Das hängt vom Service ab. Hier eine realistische Übersicht für typische Leistungen in einem Schweizer Beauty-Salon:

Service	Behandlungszeit	Empfohlene Pufferzeit
Shellac / Gelnägel	60 min	10–15 min
Wimpernlifting	60–75 min	15 min
Waxing (Beine)	30–45 min	10 min
Facial / Gesichtsbehandlung	60 min	15–20 min
Augenbrauen färben	20 min	5–10 min
Lash Extensions	90–120 min	20 min

Wenn du Farbmittel oder Klebstoffe verwendest, ist eine grosszügigere Pufferzeit sinnvoll – nicht nur aus Hygienegründen, sondern auch, weil Reaktionszeiten bei empfindlichen Kunden manchmal länger dauern als geplant.

Pufferzeiten in gängigen Tools einrichten

Calendly

In Calendly findest du die Einstellung unter Event Types → Edit → [dein Service] → Additional Options → Buffer time. Du kannst eine Zeit vor und nach dem Termin wählen. Diese Zeit wird im öffentlichen Kalender nicht angezeigt – der nächste verfügbare Slot verschiebt sich automatisch nach hinten.

Acuity Scheduling / Squarespace Scheduling

Hier heisst die Einstellung "Padding time" und ist pro Appointment Type konfigurierbar. Gehe zu Appointment Types → Edit → Padding time. Auch hier kannst du Vor- und Nachzeit separat einstellen.

Fresha (früher Shedul)

Fresha ist in vielen Schweizer Salons beliebt. Die Pufferzeit heisst dort "Processing time" – gedacht für Zeiten, in denen du nichts tust, der Kunde aber noch da ist (z. B. Farbe einwirkt). Für reine Aufräumzeiten gibt es zusätzlich eine "Finish time". Beide findest du in den Service-Einstellungen.

SimplyBook.me

Unter Services → Edit → Timeframes kannst du eine "Break after" Zeit eintragen. Diese blockiert den nächsten Slot, ohne auf der Buchungsseite sichtbar zu sein.

Der häufigste Fehler: Eine Pufferzeit für alle Services

Viele Saloninhaberinnen richten einmalig eine globale Pufferzeit von 10 Minuten ein und belassen es dabei. Das Problem: Ein Waxing-Termin braucht andere Nachbereitungszeit als eine Lash-Extension-Behandlung. Wenn du bei Lash Extensions mit 20 Minuten Aufräumzeit rechnest, aber nur 10 Minuten eingestellt hast, startest du den nächsten Termin bereits gestresst.

Nimm dir einmal 30 Minuten Zeit und definiere für jeden einzelnen Service die passende Pufferzeit. Das zahlt sich aus – nicht nur für deinen Arbeitsalltag, sondern auch für die Qualität deiner Behandlungen.

Pufferzeit ≠ Pause

Ein wichtiger Unterschied: Pufferzeiten sind keine Pausen. Sie tauchen im System normalerweise als belegt auf, aber du kannst in dieser Zeit einen anderen Service manuell eintragen, Lieferungen annehmen oder telefonieren. Pausen – also feste Mittagspausen oder Kaffeepausen – musst du separat als Blockierzeit im Kalender eintragen.

Wer das vermischt, wundert sich, warum der Kalender nie Luft hat, obwohl doch überall Pufferzeiten drin sind.

Kommunikation gegenüber Kunden

Eine häufige Frage: Sollen Kunden wissen, dass du Pufferzeiten eingebaut hast? Nein, das ist nicht nötig. Kunden buchen einen Termin und sehen den nächsten verfügbaren Zeitslot. Was dazwischen passiert, ist deine betriebliche Entscheidung.

Was du kommunizieren kannst – und solltest – ist eine klare Absagepolitik. Wenn jemand 30 Minuten vor dem Termin absagt, verlierst du den Block mit Pufferzeit komplett. Eine Absagefrist von 24 oder 48 Stunden mit entsprechender Gebühr schützt dich davor. Viele Buchungstools erlauben es, bei der Buchung eine Kreditkarte oder eine Anzahlung via TWINT zu hinterlegen.

Wenn dein aktuelles Tool keine Pufferzeiten unterstützt

Dann ist das ein ernsthaftes Problem für den täglichen Betrieb. Nicht alle Buchungslösungen bieten diese Funktion – besonders ältere oder sehr einfache Tools. In diesem Fall lohnt sich ein Wechsel. Auf unserer Seite Websites für Beauty & Wellness zeigen wir, welche digitalen Grundlagen wir für Salons empfehlen und wie eine sinnvoll aufgebaute Buchungslösung aussieht.

Wer noch ganz am Anfang steht und nicht sicher ist, welches Setup zu seinem Salon passt, findet auf der Preise & Pakete von FruchtDigital Seite eine Übersicht, was technisch alles enthalten ist – damit du nicht von vorne anfangen musst, wenn das erste Tool nicht reicht.

Und wenn du lieber direkt sprechen möchtest: Bei einem kostenlosen Erstgespräch buchen klären wir in 30 Minuten, was für deinen Salon am meisten Sinn macht.

Auf einen Blick

• Pufferzeiten blockieren automatisch Zeit nach (oder vor) einem Termin, ohne dass Kunden sie sehen.
• Definiere die Pufferzeit pro Service, nicht global – die Anforderungen unterscheiden sich stark.
• In Tools wie Fresha, Acuity, Calendly und SimplyBook.me findest du die Einstellung unter verschiedenen Namen.
• Pufferzeiten ersetzen keine Pausen – diese müssen separat als Blockierzeit eingetragen werden.
• Kombiniere Pufferzeiten mit einer klaren Absagepolitik und Anzahlung, um Ausfälle abzufedern.

Ein Kalender, der dir Luft lässt, macht dich entspannter – und deine Kunden zufriedener. Das ist keine Kleinigkeit, das ist Betriebsführung. FruchtDigital unterstützt Salons dabei, genau diese Details von Anfang an richtig einzurichten.